Rekisteriseloste

Henkilörekisterin tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Mäntsälän Jäätaiturit käsittelee järjestelmään rekisteröityneiden henkilötietoja. Mäntsälän Jäätaiturit käsittelee rekisteröityneiden jäsenten henkilötietoja ensisijaisesti taitoluistelun harrastamiseen ja kilpailemiseen sekä taitoluistelun parissa toimimiseen liittyvien tehtävien toteuttamiseen.

1. Rekisterinpitäjä 

Mäntsälän Jäätaiturit ry

Postiosoite: Lammashaantie 3, 04620 Mäntsälä
Käyntiosoite: Veteraanitie 4, 04600 Mäntsälä

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevassa asiassa

Mäntsälän Jäätaiturit / Tietosuoja

Tanja Piirainen, Lammashaantie 3, 04620 Mäntsälä
mjt.taitoluistelu@gmail.com

3. Rekisterin nimi

Mäntsälän Jäätaitureiden jäsen- ja luistelijarekisteri

4. Rekisterin pitämisen peruste

Rekisteröidyn suostumuksella tai jäsenyyden taikka muun siihen verrattavan asiallisen yhteyden perusteella yhdistyksen toimintaan liittyvä henkilötietojen käsittely.

5. Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus

Rekisteriin kerättäviä henkilötietoja käsitellään yhdistyksen järjestämässä urheilu- ja harrastetoiminnassa. Henkilötietoja voidaan käsitellä vain ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

  • Henkilöiden rekisteröinti ja jäsenrekisterin ylläpito
  • Yhdistyksen toiminnan toteuttamiseen liittyvä käsittely kuten testaus-, kilpailu-, leiri- sekä talkoo- ja varainhankintatoimintaan liittyvä käsittely. Varainhankintana on esim. näytöstoiminta.
  • Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
  • Vakuutustietojen välittäminen vakuutusyhtiölle
  • Lisenssitietojen ylläpito
  • Sähköinen viestintä
  • Luistelu-, kausi-, jäsen- ja muiden maksujen laskutus, maksujen valvonta ja perintä
  • Rekisterinpitäjän toiminnan kehittäminen
  • Rekisterinpitäjän tai yhteistyökumppanin tuotteiden ja palvelujen markkinointi, kuten mm. talkootoiminnan yhteydessä tapahtuva markkinointi

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

Käyttäjän antamat tai henkilökohtaisesti tunnistavat tiedot:

  • Henkilön perustiedot, kuten:
    • nimitiedot
    • sukupuoli
    • syntymäaika tai henkilötunnus siltä osin kun se on välttämätöntä lisenssitietoja tai vakuutusta varten.
    • kansallisuus
    • yhteystiedot (alle 15-vuotiaan osalta vanhemman yhteystiedot)
      • osoitetiedot
      • puhelinnumero
      • sähköpostiosoite
    • asiointikieli
    • muut jäsenen demografiatiedot
  • Rekisteröitymistiedot, kuten:
    • käyttäjätunnus
    • salasana
    • muu mahdollinen yksilöivä tunnus
  • Henkilön kuva
  • Mahdolliset luvat ja suostumukset
  • Sopimussuhdetta koskevat tiedot, kuten:
    • laskutus- ja maksutiedot
    • tuote- ja tilaustiedot
    • asiakaspalautteet ja yhteydenotot
    • peruutustiedot
  • Jäsenyyteen tai kilpailemiseen liittyvät tiedot kuten luisteluryhmät, kilpailusarjat, testit ja kilpailumenestykseen liittyvät tiedot
  • Rekisteröintitiedot, kuten:
    • Rekisteröintihistoria
  • Palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus
  • Järjestelmän käyttötiedot ja -tilastot
  • Tapahtumien osallistumistiedot
  • Muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot

7. Henkilörekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Henkilöä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • Henkilöltä itseltään, tai henkilön ollessa alaikäinen tämän huoltajalta, suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla
  • Rekisterinkäsittelijän (esim. seurakäyttäjän) tai toimihenkilön syöttäminä
  • Suomen Taitoluisteluliiton rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä
  • Suomen Taitoluisteluliiton jäsenseurojen rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä

8. Tietojen säilyttämisaika

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 5 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjän työntekijät, hallituksen jäsenet voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Kun tietoja siirretään EU:n ja ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuuteen ja käsittelyyn liittyvistä asioista lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Luovutamme tietoja kolmansille ainoastaan kohdassa 11 esitellyissä tapauksissa.

11. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Emme myy tai vuokraa tunnistetun käyttäjän henkilötietoja kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

  • Voimme luovuttaa tietoja Suomen Taitoluisteluliiton rekistereihin
  • Voimme luovuttaa tietoja Suomen Taitoluisteluliiton jäsenseurojen rekistereihin, kilpailujärjestelmiin ja julkaisuihin.
  • Voimme luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa. Rekisterin tietoja voidaan luovuttaa yhdistyksen normaaliin toimintaan liittyen kolmansille osapuolille esim. lista urheilijoista kilpailujen, testien tai leirien järjestäjille sekä yhdistyksen toimintaan kuuluvien matkojen järjestämisen yhteydessä tarvittaville palveluntarjoajille (tavanomainen luovutus) sekä Uudenmaan alueen kilpailutoiminnan toteuttamiseksi.
  • Rekisterin teknisessä toteuttamisessa käytetään ulkopuolista palveluntarjoajaa, jolloin rekisterin tekninen toteuttaminen voi edellyttää tietojen säilyttämistä myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolella. Palveluntarjoajan tietosuojaperiaatteet löytyvät oheisesta linkistä www.sporttisaitti.com/yksityisyydensuoja.
  • Voimme luovuttaa tietoja laskutuksen toteuttamista varten.
  • Voimme luovuttaa käyttäjän tietoja kolmansille osapuolille, mikäli käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Olemme sitoutuneita tarjoamaan käyttäjillemme valintoja ja hallintamahdollisuuksia tietosuojaan liittyen. Alla listaamme erilaisia tapoja, joilla käyttäjämme voivat vaikuttaa tietojen keräämiseen ja käsittelyyn.

Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus 
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

Mäntsälän Jäätaiturit / Tietosuoja

Tanja Piirainen, Lammashaantie 3, 04620 Mäntsälä
mjt.taitoluistelu@gmail.com

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse  mjt.taitoluistelu@gmail.com

Käyttäjä voi tarkistaa omat perustietonsa järjestelmästä. 

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä henkilötietojaan sähköiseen sidosryhmäviestintään tai muuhun suoramarkkinointiin ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse  mjt.taitoluistelu@gmail.com

Oikeus poistaa tiedot 
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa kaikista rekisterinpitäjän järjestelmistä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse mjt.taitoluistelu@gmail.com. Jäsenrekisterin tietojen poistaminen saattaa vaikuttaa jäsenen mahdollisuuteen osallistua viralliseen kilpailutoimintaan.

13. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja.

14. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Kehitämme palvelujamme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissamme. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.